Planejamento Estratégico e Executivo:
• Elaboração de cronograma com todas as atividades que permita o acompanhamento da dinâmica do evento, destacando os profissionais e as respectivas datas limites de cumprimento das tarefas;
• Assessoria na definição do local do evento e visitas técnicas para programação logística para sua realização.
Gestão Financeira e Orçamentária:
Desenvolvimento e Controle Orçamentário: Criamos e gerenciamos o orçamento geral do evento, com estimativas de custos e receitas, buscando a otimização de recursos, sem comprometer a qualidade. Gerenciamento Contábil: Cuidamos das contas a pagar e a receber relacionadas ao evento, assegurando a transparência e o controle financeiro. Relatório Final e Fechamento Financeiro: Entregamos um balanço completo do evento com a prestação de contas detalhada e todos os comprovantes necessários após o encerramento.
Captação de Recursos e Comercialização:
Projeto de Captação de Patrocínios: Elaboramos propostas personalizadas para atrair patrocinadores, incluindo a definição de cotas e contrapartidas. Comercialização de Cotas de Patrocínio e Stands: Realizamos a negociação e venda de espaços e cotas, gerenciando os contratos e o relacionamento com os parceiros.
Gestão Abrangente de Fornecedores e Equipes:
Cotação, Contratação e Supervisão de Fornecedores: Gerenciamos todo o processo de seleção e contratação dos melhores fornecedores do mercado, desde infraestrutura e equipamentos audiovisuais até alimentação, segurança, tradução e o que mais for necessário. Gerenciamento de Pessoal de Apoio: Selecionamos e coordenamos equipes qualificadas, como recepcionistas, staff técnico e de logística, para garantir o bom funcionamento do evento.
Gestão de Inscrições e Credenciamento:
Gerenciamento e Controle de Inscrições: Implementamos sistemas eficientes para recebimento e controle de inscrições, com diversas opções de pagamento. Secretarias Prévia e Local: Disponibilizamos equipes para atendimento e suporte aos participantes antes e durante o evento. Credenciamento Completo: Oferecemos soluções de credenciamento ágil e tecnológico, incluindo emissão de crachás, controle de acesso com coletores de QR Code e registro de presença.
Soluções em Infraestrutura
Na Santiago Eventos, sabemos que a base de um evento impecável reside em uma infraestrutura tecnológica robusta e sem falhas. Nossas Soluções em Infraestrutura são projetadas para fornecer toda a retaguarda tecnológica necessária, garantindo que cada componente do seu evento – da conectividade à projeção de conteúdo, do credenciamento ao áudio – opere com máxima performance e confiabilidade.
Informatização e Tecnologia para Eventos:
• Inscrição online com opção de pagamento via cartão de
crédito ou Pix;
• Submissão e avaliação de trabalho científico - recebimento,
cadastramento e organização dos trabalhos científicos por
segmento, acesso para os avaliadores e envio do parecer de
aprovação/reprovação aos autores;
• Programação científica (integrada ao site);
• Controle financeiro das inscrições;
• Gerenciamento contábil – contas a pagar e a receber;
• Controle de expositores – manual do expositor on-line;
• Enquetes;
• Credenciamento (antes e durante).
Coordenação e Gerenciamento no Local:
• Coordenação e supervisão de todo os fornecedores
contratados;
• Coordenação e supervisão de todo o staff contratado;
• Controle de qualidade e distribuição dos materiais
impressos e da correspondência;
• Atendimento aos participantes, palestrantes e contratante;
• Providências para a instalação de serviços de apoio durante
o evento, material de escritório, entre outros que se façam
necessários;
• Montagem dos crachás, blocos, pastas, canetas,
apresentações das sessões e demais materiais a serem
entregues no evento.
Comunicação e Marketing do Evento:
• Indicação e supervisão dos serviços a serem contratados
para criação da logomarca do evento e impressos diversos, comunicação visual do evento e criação de conteúdo para a divulgação do evento;
• Acompanhamento de produção e supervisão de prazos
para entrega de materiais de apoio, identidade visual,
publicações oficiais, material promocional e de sinalização
que estejam diretamente ligados ao evento.
Gerenciamento de Palestrantes e Convidados VIP:
Logística Completa: Cuidamos de todo o planejamento de viagem (passagens, hospedagem, transfers) para palestrantes e convidados. Comunicação e Suporte: Enviamos cartas convites, controlamos confirmações e fornecemos toda a assistência necessária. Sala VIP / Media Desk: Estruturamos espaços dedicados para dar suporte e conforto a palestrantes e convidados, com equipes bilíngues/trilíngues quando necessário.
Avaliação e Pós-Evento:
• Prestação de contas do evento em até 30 (trinta) dias após o
seu encerramento, com a apresentação dos comprovantes
fiscais (notas fiscais dos serviços contratados e aquisição de
produtos para o evento) e fechamento da planilha final de
custos com balanço do evento e relatórios finais de inscrições
com número de participantes, país de origem, atividades
atendidas, entidades de origens etc.;
• Compilação dos arquivos de correspondências enviadas e
recebidas, inclusive dos palestrantes, inscrições, trabalhos
científicos, contratos, notas fiscais e demais documentos que
vierem a ser necessários;
• Banco de dados dos inscritos;
• Cartas de agradecimento aos palestrantes;
• Pesquisa de satisfação.