Planejamento Estratégico e Executivo:
Elaboração Completa do Projeto: Desenvolvemos o conceito e a estrutura do seu evento, alinhados aos seus objetivos e expectativas. Cronograma de Ações Detalhado: Criamos um plano mestre com todas as atividades, prazos e responsáveis, garantindo o acompanhamento preciso de cada etapa, desde o início até o encerramento. Assessoria na Escolha do Local: Auxiliamos na seleção do espaço ideal, considerando a logística, o público e as necessidades específicas do evento, com a realização de visitas técnicas para garantir a adequação total.
Gestão Financeira e Orçamentária:
Desenvolvimento e Controle Orçamentário: Criamos e gerenciamos o orçamento geral do evento, com estimativas de custos e receitas, buscando a otimização de recursos, sem comprometer a qualidade. Gerenciamento Contábil: Cuidamos das contas a pagar e a receber relacionadas ao evento, assegurando a transparência e o controle financeiro. Relatório Final e Fechamento Financeiro: Entregamos um balanço completo do evento com a prestação de contas detalhada e todos os comprovantes necessários após o encerramento.
Captação de Recursos e Comercialização:
Projeto de Captação de Patrocínios: Elaboramos propostas personalizadas para atrair patrocinadores, incluindo a definição de cotas e contrapartidas. Comercialização de Cotas de Patrocínio e Stands: Realizamos a negociação e venda de espaços e cotas, gerenciando os contratos e o relacionamento com os parceiros.
Gestão Abrangente de Fornecedores e Equipes:
Cotação, Contratação e Supervisão de Fornecedores: Gerenciamos todo o processo de seleção e contratação dos melhores fornecedores do mercado, desde infraestrutura e equipamentos audiovisuais até alimentação, segurança, tradução e o que mais for necessário. Gerenciamento de Pessoal de Apoio: Selecionamos e coordenamos equipes qualificadas, como recepcionistas, staff técnico e de logística, para garantir o bom funcionamento do evento.
Gestão de Inscrições e Credenciamento:
Gerenciamento e Controle de Inscrições: Implementamos sistemas eficientes para recebimento e controle de inscrições, com diversas opções de pagamento. Secretarias Prévia e Local: Disponibilizamos equipes para atendimento e suporte aos participantes antes e durante o evento. Credenciamento Completo: Oferecemos soluções de credenciamento ágil e tecnológico, incluindo emissão de crachás, controle de acesso com coletores de QR Code e registro de presença.
Soluções em Infraestrutura
Na Santiago Eventos, sabemos que a base de um evento impecável reside em uma infraestrutura tecnológica robusta e sem falhas. Nossas Soluções em Infraestrutura são projetadas para fornecer toda a retaguarda tecnológica necessária, garantindo que cada componente do seu evento – da conectividade à projeção de conteúdo, do credenciamento ao áudio – opere com máxima performance e confiabilidade.
Informatização e Tecnologia para Eventos:
Plataformas Online: Implementação de sistemas para inscrição online, submissão e avaliação de trabalhos científicos, programação integrada ao site e controle de expositores. Serviços Tecnológicos Terceirizados: Oferecemos soluções como Certificados Online com segurança e controle de acesso, sistemas informatizados para credenciamento local e controle de fluxo de participantes.
Coordenação e Gerenciamento no Local:
Coordenação Geral da Execução: Supervisionamos todas as atividades no local do evento, garantindo que tudo ocorra conforme o planejado. Montagem e Desmontagem: Coordenamos a instalação e desinstalação de stands e áreas específicas do evento. Suporte e Atendimento: Dispomos de equipes prontas para atender participantes, palestrantes e o contratante durante todo o evento. Logística de Materiais: Cuidamos da montagem e distribuição de materiais como crachás, pastas, brindes e documentos importantes.
Comunicação e Marketing do Evento:
Correspondência e Divulgação: Elaboramos e enviamos materiais de divulgação para públicos estratégicos. Lançamento do Evento: Organizamos o evento de lançamento para apresentar o projeto a potenciais parceiros e à mídia. Programação Visual e Identidade: Supervisionamos a criação e produção da logomarca do evento, identidade visual e todos os materiais impressos e de sinalização. Apoio de Mídia e Relações Públicas: Atuamos junto à imprensa e veículos de comunicação, para garantir a visibilidade e o alcance do seu evento.
Gerenciamento de Palestrantes e Convidados VIP:
Logística Completa: Cuidamos de todo o planejamento de viagem (passagens, hospedagem, transfers) para palestrantes e convidados. Comunicação e Suporte: Enviamos cartas convites, controlamos confirmações e fornecemos toda a assistência necessária. Sala VIP / Media Desk: Estruturamos espaços dedicados para dar suporte e conforto a palestrantes e convidados, com equipes bilíngues/trilíngues quando necessário.
Avaliação e Pós-Evento:
Relatório Final Abrangente: Entregamos um compilado completo do evento, incluindo banco de dados dos inscritos, relatórios de participação e compilação de documentos. Pesquisa de Satisfação: Coletamos feedback dos participantes para avaliar o sucesso do evento e identificar oportunidades de melhoria. Cartas de Agradecimento: Cuidamos do envio de agradecimentos a palestrantes e parceiros.